Archivo automático de documentos
Guarda cada adjunto en la carpeta que corresponde, con el nombre y la etiqueta correctos.
Cómo funciona
- 01
Detecta los adjuntos que llegan al correo y determina de qué tipo de documento se trata.
- 02
Los renombra según la convención que usted definió: fecha, tipo, cliente o proveedor.
- 03
Los guarda en la carpeta correspondiente de Drive.
- 04
Deja el índice en una hoja, para poder buscar sin abrir Drive.
Cuándo tiene sentido
- El proceso existe y funciona, pero depende de que alguien se acuerde de hacerlo.
- El volumen creció y el equipo ya no da abasto haciéndolo a mano.
Qué necesitamos de su lado
- Acceso a la cuenta o bandeja compartida que va a leer el agente.
- La carpeta de Drive con los documentos que el agente va a consultar.
- La hoja donde hoy vive el dato, o el permiso para crearla y estructurarla.
- Una persona de su equipo que conozca el proceso a fondo y pueda resolver dudas durante el diseño.
- Las reglas de negocio que el agente debe respetar: montos, plazos, excepciones y cuándo debe llamar a una persona.
Otros agentes de Documentos y Datos
Extracción de datos de facturas
Convierte facturas en PDF o foto en filas de una hoja, con proveedor, valores e impuestos separados.
Lectura de cédulas y RUC
Toma la foto del documento que envía el cliente y llena los campos del registro sin transcribir a mano.
Revisión de contratos y anexos
Resume cada contrato, señala plazos, montos y cláusulas que ameritan revisión legal.
Empecemos por el diagnóstico. Es gratuito.
Una sesión de una hora con su equipo para identificar qué conviene automatizar primero. Sale de ahí con un mapa de prioridades, tenga o no sentido contratarnos después.
