Archivo automático de documentos

Guarda cada adjunto en la carpeta que corresponde, con el nombre y la etiqueta correctos.

Cómo funciona

Resalta en el diagrama los nodos de ese paso.

Ver el paso a paso

01
Detecta los adjuntos que llegan al correo y determina de qué tipo de documento se trata.
02
Los renombra según la convención que usted definió: fecha, tipo, cliente o proveedor.
03
Los guarda en la carpeta correspondiente de Drive.
04
Deja el índice en una hoja, para poder buscar sin abrir Drive.

Los adjuntos se quedan en el correo de quien los recibió y nunca llegan a la carpeta común.
Sin una regla para nombrar archivos, dar con un documento antiguo es cuestión de suerte.

Qué necesitamos de su lado

Acceso a la cuenta o bandeja compartida que va a leer el agente.
La carpeta de Drive con los documentos que el agente va a consultar.
La hoja donde hoy vive el dato, o el permiso para crearla y estructurarla.
Una persona de su equipo que conozca el proceso a fondo y pueda resolver dudas durante el diseño.
Las reglas de negocio que el agente debe respetar: montos, plazos, excepciones y cuándo debe llamar a una persona.

Extrae de cada factura, en PDF o foto, proveedor, valores e impuestos.

Llena el registro a partir de la foto del documento, sin transcribir a mano.

Resume cada contrato: plazos, montos y cláusulas que ameritan revisión legal.

Se abre WhatsApp.

01
Responde una persona
El mismo día hábil.
02
Una hora
Con quien conozca el proceso.
03
Mapa de prioridades
Qué automatizar primero y qué no. Es suyo, nos contrate o no.